Institut verwalten

Diese Seite richtet sich an Institut-Admins. Wenn Ihre Organisation Mathion mit einer Institut-Lizenz nutzt, verwalten Sie hier Ihre Verwaltungs-Hierarchie: Local-Admins (Standort-Leitungen), Trainer:innen, das Kontingent und die Einladungen.

Wer welche Rolle hat

Eine Institut-Lizenz hat drei Ebenen — jede Person trägt genau eine Rolle pro Lizenz:

Wer den Lizenz-Schlüssel zuerst einlöst, wird automatisch Global-Admin. Es gibt genau einen Global-Admin pro Lizenz. Trainer:innen betreuen ihre Schüler:innen direkt — die Trainer:innen-Sicht beschreibt die Seite Als Trainer:in arbeiten.

Das Institut einrichten

Lösen Sie den Lizenz-Schlüssel ein, werden Sie Global-Admin — und Mathion führt Sie einmalig durch einen kurzen Einrichtungs-Assistenten in fünf Schritten:

1. Willkommen — kurze Bestätigung, dass Ihre Institut-Lizenz aktiv ist, samt Educator-Kontingent und Laufzeit.
2. Name und Funktion — Ihr Anzeige-Name (Pflicht) und optional eine Funktion (z. B. Geschäftsführung). Beides erscheint in den Einladungs-Links, die Local-Admins und Trainer:innen erhalten.
3. Sprache — Deutsch oder English für Ihre Verwaltungs-Oberfläche.
4. Erste Local-Admins einladen — optional. Sie können hier gleich die ersten Standort-Leitungen einladen (E-Mail + Trainer-Kontingent) oder den Schritt überspringen und das später im Dashboard nachholen.
5. Fertig — weiter ins Dashboard.

Das Institut-Dashboard

Nach dem Login als Institut-Admin landen Sie auf Institut → Dashboard. Oben fassen vier Karten den Stand zusammen, darunter sehen Sie die letzten Verwaltungs-Aktivitäten.

Unter Letzte Aktivitäten läuft ein Audit-Protokoll, das jede Verwaltungs-Aktion mit Zeitstempel festhält:

• Einladung verschickt, erneut verschickt oder angenommen
• Trainer:in deaktiviert oder neu zugeordnet
• Trainer-Kontingent oder Local-Admin-Kontingent geändert
• Local-Admin deaktiviert

So bleibt jede Verwaltungs-Aktion nachvollziehbar.

Local-Admins verwalten

Unter Institut → Local-Admins sehen Sie alle Standort-Leitungen Ihres Instituts. Jede Karte zeigt Name, E-Mail, Status und die Auslastung des Trainer-Kontingents (z. B. 3 / 5 Trainer:innen). Über der Liste steht, wie viele Trainer-Plätze insgesamt vergeben sind.

So legen Sie eine:n Local-Admin an:

1. Oben rechts auf Local-Admin einladen tippen.
2. E-Mail-Adresse der Person eintragen.
3. Trainer-Kontingent setzen — wie viele Trainer:innen diese Person einladen darf.
4. Auf Einladung erstellen tippen. Es erscheint ein einmaliger Einladungs-Link, den Sie weitergeben (siehe Einladungen).

Zum Entfernen tippen Sie auf der Karte auf das -Symbol.

Trainer:innen verwalten

Unter Institut → Trainer:innen sehen Sie die Trainer:innen samt Status, Schüler-Auslastung (z. B. 12 / 20 Schüler:innen) und der Session-Aktivität der letzten 7 Tage.

• Local-Admins sehen hier ihre eigenen Trainer:innen und können neue einladen — über Trainer:in einladen.
• Global-Admins sehen die Trainer:innen institutsweit, laden hier aber keine ein — das Einladen ist Sache der Local-Admins.

Ein Klick auf eine Trainer:innen-Zeile öffnet die Detailseite:

Auf der Detailseite finden Sie Aktivitäts-Kennzahlen (Sessions der letzten 7 Tage, begonnene Kurse, abgeschlossene Skills) und die Liste der betreuten Schüler:innen mit Aktivitäts-Zählern. Oben rechts stehen die Aktionen:

Einladungen versenden und annehmen

Local-Admins und Trainer:innen kommen immer über einen Einladungs-Link ins Institut. Nach dem Erstellen einer Einladung zeigt Mathion den Link einmalig in einem Fenster an — kopieren Sie ihn über das -Symbol und senden Sie ihn der Person (z. B. per E-Mail oder Chat).

1. Die eingeladene Person öffnet den Link und wählt Anmelden (bestehender Account) oder Account erstellen — in beiden Fällen mit genau der eingeladenen E-Mail-Adresse.
2. Mit Einladung annehmen wird die Rolle im Institut aktiviert.
3. Danach landet die Person automatisch am richtigen Ort: ein:e Trainer:in im Trainer-Onboarding, ein:e Local-Admin im Institut-Dashboard.

Gut zu wissen:

• Jeder Link ist einmalig und standardmäßig 14 Tage gültig.
• Die E-Mail muss übereinstimmen — ein Link für maria@… lässt sich nur mit genau diesem Account annehmen.
• Ist die einladende Person nicht mehr aktiv, der Link abgelaufen oder die E-Mail eine andere als die eingeladene, erscheint ein klarer Hinweis — fordern Sie dann eine neue Einladung an.
• Ist ein:e Person bereits Trainer:in bei einem anderen Local-Admin und nimmt eine neue Einladung an, fragt Mathion vor dem Wechsel ausdrücklich nach („Du bist bereits Trainer:in bei … — zu … wechseln?") — mit Wechseln oder Abbrechen.

Die Lizenz

Unter Institut → Lizenz sehen Sie die Vertragsdaten Ihres Instituts auf einen Blick:

Darunter listet ein Abschnitt die enthaltenen Features für Ihre Schüler:innen auf — etwa unbegrenzter Lernmodus, Premium-Belohnungen, Kurs-Inhalte oder Pro-Funktionen. Diese gelten automatisch für alle Schüler:innen unter Ihrer Lizenz.

Wer was sieht

Admins sehen, wer wie aktiv ist — aber niemals die konkreten Lerninhalte. Diese Trennung schützt die Privatsphäre der Schüler:innen:

Kurz: „Wer ist wie aktiv?" ist die Admin-Sicht (Aktivitäts-Zähler), „Was wurde konkret bearbeitet?" bleibt strikt bei den Trainer:innen. So erhalten möglichst wenige Personen Zugriff auf sensible Inhalte.

Wenn etwas klemmt

Wenn Ihre Trainer:innen wissen möchten, wie sie ihre Schüler:innen betreuen, lohnt der Blick auf Als Trainer:in arbeiten.